Datenschutz bei Weihnachtskarten

Viele Unternehmen fragen sich, ob es tatsächlich zulässig ist, Weihnachtsgrüsse, bzw. Weihnachtskarten an Lieferanten, Kunden und andere Personen zu verschicken, wenn es nach den Richtlinien der DSGVO geht.

Kein Verbot von Weihnachtskarten

Bezüglich Weihnachtskarten gibt es seitens der DSGVO keinerlei Regelungen, auch allgemeine Grusskarten und Glückwünsche sind nicht verboten. Sämtliche Bestimmungen der DSGVO beziehen sich auf die Verwendung und Verarbeitung von Daten, die sich auf die natürliche Person beziehen.

Wer verschickt Weihnachtskarten?

Wenn es sich um eine Privatperson handelt, die per SMS, per E-Mail oder per Post Weihnachtskarten verschickt, dann fällt diese Aktion unter die Haushaltsausnahme - eine andere Bezeichnung dafür ist die Bagatellklausel oder das Haushaltsprivileg. Dafür muss ein familiärer oder persönlicher Grund vorliegen. Familiäre und persönliche Tätigkeiten sind von der Verordnung also ausgenommen.

Grundsätzlich ist es also nicht möglich, die DSGVO auf familiäre oder auf persönliche Tätigkeiten anzuwenden. Ein typisches Beispiel dafür sind private Kontaktdatenbanken in Email Systemen oder auf dem Smartphone.

Weihnachtskarten von politischen Parteien, Vereinen und Unternehmen

Auf diese oben genannte Haushaltsausnahme kann sich ein Unternehmen, bzw. ein Verein oder eine politische Partei nicht berufen. Wenn Weihnachtsgrüsse mithilfe der Personendatenbank, bzw. Kundendatenbank an den Empfänger geschickt werden, handelt es sich also offiziell um eine Verarbeitung. Diese Tätigkeit fällt sehr wohl in den Anwendungsbereich der DSGVO. Es gibt keinen Unterschied, ob es sich um eine Versandliste für Weihnachtskarten oder um etwaige Lieferantenstammdaten oder Kundenstammdaten handelt.

Überprüfung von Weihnachtskarten der Sendungen

Daher ist es wichtig, einen Zweck zu definieren, um datenschutzrechtlich zulässig zu handeln. Der Verantwortliche muss sich entsprechend richtig verhalten. Der einzige Grund für eine solche Versendung der Weihnachtskarten ist daher entweder Öffentlichkeitsarbeit, Lieferantenbindung oder Kundenbindung, bzw. tatsächlich die Zusendung von einer Weihnachtsgrusskarte.

Erlaubt ist nur die Verarbeitung der Daten, die für die Versendung der Weihnachtsgrusskarten nötig sind. Wenn die Weihnachtsgrusskarten beispielsweise mit der Post verschickt werden, handelt es sich um die postalische Adresse und den Namen.

Es gibt keine Gesetzpflicht, dass Weihnachtskarten versendet werden müssen. Deshalb handelt es sich um keine lebenswichtige Tätigkeit von Interesse einer natürlichen Person. Die Tätigkeit stellt auch keine öffentliche Aufgabe bzw. nichts dar, was im Sinne des öffentlichen Interesses erfolgt.

Eine Möglichkeit ist beispielsweise, wenn der Empfänger der Weihnachtsgrusskarten eine Marketingeinwilligung gegeben hat. Diese bezieht sich dann auch auf die Sendung von Weihnachtskarten.

Erläuterung berechtigtes Interesse

Unter berechtigtem Interesse versteht man zum Beispiel die Bindung von Lieferanten und Kunden, sowie die Öffentlichkeitsarbeit. Eventuell dient die Aktion für das Marketing der eigenen Organisation. Durch das Versenden von Weihnachtsgrusskarten ist es leichter, im Gedächtnis von Lieferanten und Kunden zu bleiben.

Grundsätzlich dürfen daher Weihnachtsgrusskarten aus Sicht des Datenschutzes versendet werden. Dies muss allerdings auf Grundlage von berechtigtem Interesse oder einer Einwilligung erfolgen.

Als einfache Grundregel gilt daher: der Empfänger muss für die Datenverarbeitung informiert werden und kann widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch, kann die Weihnachtspost so wie die Jahre davor problemlos versendet werden.