Datenverarbeitung in der Schule

Auch in der Schule werden im Alltag die persönlichen Daten der Schüler verarbeitet und gespeichert, damit der Auftrag der Erziehung und Bildung erfüllt werden kann. Fragestellungen in datenschutzrechtlicher Hinsicht tauchen dabei oft seitens der Lehrer und Eltern auf. Das kommt besonders dann vor, wenn es sich um besondere und sehr sensible personenbezogene Daten handelt.

Das digitale Zeitalter

Im Rahmen des pädagogischen Unterrichts werden zunehmend auch immer mehr Computer, bzw. ähnliche Medien und vor allem das Internet verwendet. Die Verwendung dieser modernen Technik birgt aber auch Gefahren in Bezug auf den Datenschutz der Kinder an den Schulen. Genau deshalb sind die Schulen in letzter Zeit ins Blickfeld der Datenschützer gerückt. Das Sammeln und Verarbeiten dieser personenbezogenen Daten der Schüler ist deshalb ein kritische Bereich. In den letzten Jahren kam es immer häufiger zum Datendiebstahl in Schülernetzwerken. Deshalb müssen auch Schulen entsprechende Schutzmassnahmen ergreifen.

Damit der Schulbetrieb reibungslos funktionieren kann, geht es aber nicht ohne die Verarbeitung und Abspeicherung dieser personenbezogenen Daten der Schüler. Trotzdem ist es ein Grundrecht, dass jeder über seine persönlichen Daten selbst bestimmen darf und diese persönlichen Daten geschützt werden müssen.

Zu den personenbezogenen Daten an Schulen gehören beispielsweise folgende:

• Ein IP Adresse
• Schulverwaltungssoftware und dazugehörige ID Nummer des Schülers
• Kfz Zeichen
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Postadresse
• Fotos
• Name

Es handelt sich also immer um jene Daten, die dabei behilflich sind, eine natürliche Person zu identifizieren. Was die Schulverwaltung betrifft, so sind fast alle genannten persönlichen Daten der Schüler dort gespeichert. Das geschieht aber im Rahmen der DSGVO.

Wenn die Schule die Grundsätze der Datenverarbeitung erfüllt und sich an die verbindlichen Vorgaben hält, müssen Eltern daher keine Befürchtungen haben. Es gilt für die Schule, sich entsprechend zu organisieren, um die vorgegebenen Prinzipien korrekt einzuhalten. Das muss auch nachgewiesen werden, denn hier gilt die Rechenschaftspflicht. In so genannten Verfahrensverzeichnissen dokumentieren die Schulen daher die Erfassung, Abspeicherung und das Löschen der Daten.

Verfahrensverzeichnisse in Schulen

Für die Schule gilt, dass diese ein Verzeichnis sämtliche Verarbeitungstätigkeiten in Bezug auf die personenbezogenen Daten führen muss. Dieses Verzeichnis muss auf Verlangen an die Aufsichtsbehörde ausgehändigt werden. Eine betroffene Person kann selbst eine Auskunft über die von ihr gespeicherten Daten verlangen. Es ist möglich, eine Löschung dieser Daten als betroffene Person zu beantragen.

Fotos von Schülern

Wenn allerdings ein Foto eines Schülers für die Webseite oder andere Portale genutzt wird, bzw. in der Zeitung erscheint, muss es seitens dieses Schülers oder dieser Schülerin eine Einwilligung geben, bzw. Müssen die Eltern dazu einwilligen. Trotzdem besteht hier ein so genanntes Koppelungsverbot. Das bedeutet, dass diese Erlaubnis den Eltern nicht bereits bei der Schulanmeldung abverlangt werden darf, wenn die Fotos der Kinder entsprechend genutzt werden. D.h., dass eine derartige Einwilligung für die Nutzung, Speicherung oder Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Schüler nicht an andere Bedingungen gebunden sein darf. Sollten Dritte einen Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Schüler bei der Schule haben, muss dafür in Bezug auf diese Verarbeitung der Daten ein Vertrag mit der Schule geschlossen werden. Der Datenschutz muss auf jeden Fall eingehalten werden. Nachweise über organisatorische und technische Zertifikate können hier zur Datensicherheit beitragen.