E-Mail-Archivierung: Diese Vorgaben müssen Unternehmen beachten

Unternehmen müssen einiges beachten, wenn E-Mails archiviert werden. Dazu gilt es, sämtliche Vorgaben einzuhalten. Ob private E-Mails abgespeichert oder gelöscht, bzw. aufbewahrt werden oder nicht, darf frei entschieden werden. Die Situation am Arbeitsplatz ist aber ganz anders. Hier gilt es, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen - dazu ist jedes Unternehmen in Bezug auf den geschäftlichen Schriftverkehr verpflichtet. E-Mails sind mittlerweile ein traditionelles Medium für den Schriftwechsel geworden. Sie werden deshalb genauso wie ein Fax oder Brief behandelt. Für die geschäftliche Kommunikation sind sie ein wichtiger Nachweis.

Gültig für jedes Unternehmen

Diese Vorgaben gelten für jedes Unternehmen durch die buchhalterischen und steuerrechtlichen Anforderungen. Die Verantwortung trägt die Geschäftsführung. Ansonsten drohen steuerliche Strafmassnahmen, sowie unangenehme rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen. Die Buchführungspflicht ist deshalb einzuhalten und sollte niemals verletzt werden. Es wird sogar mit Freiheitsstrafen geahndet.

Die Basis dafür liefert die Bundesabgabenordnung, sowie das Handelsgesetzbuch, wenn es um die Details der Aufbewahrung für E-Mails und die Archivierung geht.

E-Mails, die quasi einem Handelsbrief entsprechen müssen archiviert und aufbewahrt werden. Diese beziehen sich immer auf eine geschäftliche Korrespondenz des Unternehmens selbst. Es müssen aber auch E-Mails archiviert werden, die einen steuerrechtlichen Bezug haben. Dazu gehören beispielsweise:

• Lageberichte
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Handelsbücher
• Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen für die Besteuerung

Insgesamt ist eine Aufbewahrungsdauer und Archivierung von sechs Jahren vorgesehen. Diese Frist beginnt und endet jeweils mit dem Kalenderjahr. Die Aufbewahrungspflicht von insgesamt zehn Jahren gilt für Organisationsunterlagen, Lageberichte, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Rechnungen.

Die Art der Archivierung

Eine exakte Katalogisierung und Speicherung der E-Mails ist vorgegeben. Folgende Bedingungen müssen erfüllt werden:

• Nachvollziehbar
• ordentlich
• unveränderlich
• zeitgerecht
• richtig
• vollständig

Grundsätzlich wird es nicht vorgegeben, an welchem Ort diese E-Mails abgelegt und gespeichert werden sollen. Ein externes Speichermedium oder der Unternehmensserver werden häufig dafür verwendet. Was zählt, ist, dass die Anforderungen für die Aufbewahrung erfüllt werden. Die archivierten Daten sollten deshalb immer sicher vor Manipulationen und trotzdem stets verfügbar sein. Eine Datenverschlüsselung ist besonders empfehlenswert.