Videokonferenzsysteme und Datenschutz – die richtige Auswahl und worauf Sie achten sollten

Ganz besonders im Home-Office geht es nicht ohne Videokonferenzen von zu Hause aus. Diese werden immer häufiger genutzt. Das bedeutet, dass zahlreiche Meetings mittlerweile online über Videoübertragung funktionieren. Nun stellt sich aber die Frage, wie es um Datenschutz und Videokonferenzen bestellt ist.

Nicht umsonst gibt es viele Nutzer, welche mittlerweile Ihre Kamera auf dem Laptop abkleben, um nicht jederzeit sichtbar zu sein. Aber auch online Bewerbungsgespräche über Skype sind keine Seltenheit. Trotzdem spielen die Datenschutz-Bedenken hier eine wichtige Rolle.

Es empfiehlt sich nicht, ohne Sorge irgendein Tool für den Video Chat zu wählen, wenn es um betriebsinterne Konferenzen geht. Dasselbe trifft natürlich auch auf die heiklen personenbezogenen Daten zu. Wer also nicht bei irgendeinem Video Chat über Betriebsgeheimnisse plaudern möchte, sollte genau überlegen, welches Videokonferenzsystem dafür ausgewählt wird. Es gibt einige Risiken, die ansonsten durch eine solche Videokonferenz für das Unternehmen entstehen können. Diese Risiken sollten in Bezug auf den Datenschutz nicht vernachlässigt werden. Deshalb gilt es, auf folgende Punkte zu achten.

Welche Anforderungen sollten an das System gestellt werden?

Ein Sicherheitsrisiko ist nicht zwangsläufig für das Unternehmen gegeben, wenn Videokonferenzen abgehalten werden. Solche Videokonferenzen sind im Business zum Alltag geworden. Welches Tool dafür vom Unternehmen verwendet wird ist aber unterschiedlich. Es gilt deshalb zu klären, welche Anforderungen an solche Systeme gestellt sein sollten.

Wichtig ist beispielsweise, dass bei einem unternehmensinternen Videochat eine Saas-Lösung (Software as a Service) bereitgestellt wird, auf diese sollte auch zurückgegriffen werden können. Sehr viele Anbieter offerieren Ihren Business Kunden auch eine so genannte Business Version für Unternehmen. Dadurch sind höhere Sicherheitsstandards geboten.

Host und Schutzniveau

Die wichtigste Frage stellt sich nach dem Host für die Software. Am besten werden Videoprogramme aus der Europäischen Union oder aus Deutschland bevorzugt, diese sollten sämtlichen Vorgaben der DSGVO unterliegen. Infolgedessen wird ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.

Sollte es sich jedoch um eine Videokonferenz Software handeln, welche ausserhalb der EU stammt und die Niederlassung woanders hat, sollte auf die übermittelten Daten in so genannte Drittländer ganz genau geachtet werden. Auch hier gilt es, das angemessene Schutzniveau zu untersuchen. Die Frage stellt sich nach den geeigneten Garantien des Anbieters für die Standard Datenschutzklauseln.

Eine Auftragsverarbeitungsvertrag ist grundsätzlich mit einem solchen Anbieter abzuschliessen.

Organisatorisches und technisches

Sobald feststeht, welche Software für die Videokonferenz gewählt werden kann, sollten nun auch die organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen und Massnahmen festgelegt werden. Das Tool sollte die verschlüsselten Daten übertragen können. Ausserdem sollten die Datenschutzeinstellungen innerhalb der Software manuell angepasst werden können. Diese Datenschutzeinstellungen müssen individuell konfiguriert werden, damit es zu keiner unzulässigen Datenverwaltung kommen kann. Ausserdem ist es wichtig zu klären, ob Fotos oder Videomitschnitte nach einem festgelegten Zeitraum tatsächlich gelöscht werden oder nicht. Sämtliche Beteiligten sollten übrigens im Voraus informiert werden, wenn bei Videokonferenzen mitgeschnitten wird.

Freigaben und Hintergründe

Auch eine entsprechende Freigabe für die teilnehmenden Personen von solchen Videokonferenzen sollten in Form von Einladungen vergeben werden. Nur Informationen, welche für die Videokonferenz relevant sind dürfen auch gesehen werden. Deshalb sollten unnötige Fenster oder Inhalte geschlossen werden. Eventuell empfiehlt es sich einen separaten Desktop einzurichten.

Auch der Hintergrund der Teilnehmer ist bei solchen Videokonferenzen unbedingt zu berücksichtigen. Eine weisse Wand, bzw. ein neutraler Hintergrund eignen sich hier besonders gut. Alternativ gibt es auch zusätzliche Softwaremöglichkeiten, welche den Hintergrund unscharf machen. Auch die Login Daten für solche Videokonferenzen unterliegen dem Datenschutzgesetz für solche Telefonkonferenzen. Es darf also nur die Person am Video Chat teilnehmen, die es wirklich betrifft.