Datenschutz im Bewerbungsprozess

Eine Bewerbung, bzw. auch ein Lebensverlauf beinhaltet sehr viele Informationen zum Bewerber selbst. Die Rede ist von Zeugnissen, persönlichen Daten und weiteren personenbezogenen Daten. Diese sensiblen Daten müssen unbedingt aus datenschutzrechtlicher Sicht geschützt werden. Der Datenschutz greift also bei jeder Bewerbung. Das wiederum wirkt sich auf dem Bewerber und das Unternehmen aus.

Wenn die Bewerbungsdaten gesichtet werden

Der Prozess für die Auswahl im Zuge eines Verfahrens für die Bewerbung ist sehr umfassend. Deshalb werden meist auch Zweitmeinungen oder Drittmeinungen des Unternehmens eingeholt. Die wichtigen Entscheidungsträger werden genauestens informiert.

Was die Bewerbungsunterlagen und den Datenschutz betrifft, muss die Weitergabe der Daten unbedingt streng begrenzt werden. Grundsätzlich darf aber jede Person, die am Verfahren für die Bewerbung beteiligt ist auch die Unterlagen der Person einsehen. Nur so kann ein Bild des Bewerbers entstehen. Alle Betroffenen sind allerdings dazu verpflichtet, zu schweigen. Die persönlichen Daten dürfen auf keinen Fall weitergetragen werden.

Niemand sonst darf einen Blick auf die Unterlagen werfen, wenn derjenige nicht mit dem Bewerbungsprozess zu tun hat. Ansonsten kann keine Gewährleistung des Datenschutzes für die Bewerbung bestehen. Der Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen ist daher sehr heikel. Auch der Betriebsrat eines Unternehmens darf eine Bewerbung einsehen. Dem ist so, weil auch Betriebsräte mitverantwortlich für neue Besetzungen sind.

Wie sollten die Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?

Die Zweckbindung ist hierbei die oberste Regel. Die Verarbeitung, Nutzung und Erhebung von personenbezogenen Daten darf nur geschehen, wenn dies einem vorab eindeutig festgeschriebenen Zweck dient. Einzig und allein der Bewerber kann seine Zustimmung dafür erteilen. Das tut er, indem er die Bewerbungsdaten schickt.

Laut Datenschutz ist es nicht erlaubt, die Daten zugänglich zu machen, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben. D.h., dass die Bewerbungsunterlagen nach der Zweckerfüllung gelöscht werden müssen.

Die Dauer der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen darf nur erfolgen, solange die ausgeschriebene Stelle noch nicht fix vergeben und besetzt ist. In der Regel ist es unzulässig, die Daten des Bewerbers länger zu speichern. Sämtliche Bewerberdaten gilt es daher für das Unternehmen zu löschen, wenn die ausgeschriebene Position nicht mehr vakant ist. Dazu gehören übrigens auch Notizen des Bewerbungsgesprächs.

Die Bewerbungsunterlagen müssen im Zeitraum von 2-3 Monaten an den Bewerber zurückgesendet werden, wenn diese postalisch an das Unternehmen gegangen sind. Diese Vorschrift gilt, so Ferne die Bewerbungsunterlagen nicht vernichtet wurden.

Eine Ausnahme gibt es übrigens auch. Diese trifft zu, wenn es sehr viele Kandidaten für eine ausgeschriebene Stelle eines Unternehmens gibt. In der Regel stimmen Bewerber dann nämlich zu, dass die persönlichen Daten aus der eigenen Bewerbung auf Dauer verwendet werden dürfen. Das Ziel ist es, diese Daten eventuell bis zu einem späteren Zeitpunkt in Evidenz zu halten, wenn eine passende Stelle frei werden sollte.

Online Bewerbungen und der Datenschutz

Es gehört heute zur Normalität, dass sich viele Bewerber in diversen Wirtschaftsbereichen per E-Mail bewerben. Es handelt sich dabei um so genannte online Bewerbungen. Diese können relativ leicht zur Einsicht weitergereicht werden. Auch hier gilt die Vorschrift, die Bewerbungsdaten regelmässig zu löschen.

Auch bei online Bewerbungen müssen Ausdrucke, E-Mails oder Kopieren nach der Zweckerfüllung unbedingt gelöscht werden. Ansonsten besteht ein Verstoss gegen das Datenschutzgesetz.

Bewerbungsunterlagen müssen sicher vernichtet werden

Bewerbungsunterlagen dürfen zur Entsorgung und Vernichtung nicht einfach so auf den Müll geworfen werden. Ansonsten können Unbefugte oder Fremde dazu Einsicht erhalten. Deshalb ist ein Unternehmen dazu verpflichtet, die Unterlagen der Bewerbung korrekt zu vernichten. Eine Möglichkeit ist beispielsweise das Schreddern.

Spezielle Software Tools stellen sicher, dass die Daten auch auf einer ausrangierten kaputten Festplatte nicht mehr einsehbar sind. Es reicht nicht, diese einfach nur zu löschen. Sensible Daten, wie zum Beispiel von Bewerbungsunterlagen dürfen auf keinen Fall wieder rekonstruiert werden können.