Datenschutz im Intranet

Der Datenschutz und die Neuerungen der DSGVO zählen natürlich auch im Bereich Intranet, auch wenn diese oft in den Hintergrund gerückt wird.

Sehr häufig bedienen sich Unternehmen solcher Intranet Portale, diese werden gerne genutzt. Der Grund dafür kann manchmal eine stärkere Verlagerung der Bürotätigkeit in das Büro als Home Office zu Hause sein. So kann ein einzelnes Unternehmen gleich mehrere Standorte zusammenfassen und einbinden. Der erforderliche Informationsaustausch erfolgt über das Intranet und eine geeignete Anwendung damit. In erster Linie werden aber personenbezogene Mitarbeiter Daten im Intranet System getauscht. Die Relevanz des Datenschutzes ist bei dieser Datenverarbeitung besonders hoch.

Das Ziel der einhergehenden Datenverwaltung

Eine einhergehende Datenverwaltung ist auch bei derartig modernen digitalen Technologien erforderlich. Besonders heikel ist es, wenn diese sensiblen und vertraulichen persönlichen Daten über das Intranet Portal entsprechend an einen grösseren Personenkreis im Unternehmen weitergeleitet und somit auch geteilt werden. Oft wird von vornherein nicht festgelegt, für welchen Zeitraum diese Informationen bereitgestellt werden und ob es in diesem Intranet überhaupt möglich ist im System eine Löschung vorzunehmen. Zudem ist es rechtlich umstritten, wie es mit der Freiwilligkeit einer Einwilligung dazu aussieht. Für solche Intranet Anwendungen ist diese Einwilligung sehr wohl relevant, weil es um die Verarbeitung der persönlichen Daten geht.

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Grundsätzlich ist es für das Unternehmen zulässig, die Daten der Mitarbeiter im firmeneigenen Intranet zu verarbeiten und zu speichern. Dafür muss aber im Vorfeld eine schriftliche Einwilligung der Beteiligten und Betroffenen erfolgen.

Bilder und Fotos im Intranet

Auch in Bezug auf das Teilen und Verarbeiten, bzw. Speichern von Mitarbeiterfotos und deren Veröffentlichung im unternehmerischen Intranet gilt es einige Kriterien zu beachten. Auch dafür ist der nämlich eine vorherige Einwilligung der abgebildeten davon Person erforderlich. Ähnlich sieht es mit veröffentlichten Lebensläufen und Qualifikationen aus. Auch dafür ist eine Einwilligung der betroffenen Person unbedingt erforderlich. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sieht es ganz genauso mit den jeweiligen Kalenderfunktionen der Nutzer und angebundenen Mitarbeiter aus. Diese zeigen zum Beispiel die Dienstzeiten der Kollegen an, genauso auch die Abwesenheit.

Bei der unternehmerischen Kommunikation spielt das Intranet und die Anwendung dafür eine wichtige Rolle. Gleichzeitig sollte mit der fortschreitenden technischen Entwicklung deshalb auch der Datenschutz der Mitarbeiter im Vordergrund stehen.