Drucken, scannen, kopieren – Tipps zum Datenschutz

Um den Datenschutz sollte man sich sogar dann Gedanken machen, wenn man nur „kurz etwas ausdrucken“ möchte. Auch beim Drucken gibt es oft sensible Daten, die geschützt werden sollten. Dasselbe trifft auf Kopieren und Scannen zu. Das beginnt bereits mit dem Standort des Geräts oder des Druckers. Dieser steht sehr häufig in einem Büro und ist für jeden zugänglich. Wenn viele Nutzer Zugriff haben, kann sich hier ein Risiko ergeben. Sensible Daten auf Dokumenten, die im Drucker liegen bleiben, stellen ebenfalls ein Risiko dar. Im Alltag werden oft ausgedruckte Ergebnisse im Drucker liegen gelassen und vergessen.

Sehr viele moderne Multifunktions-Geräte der heutigen Zeit besitzen einen internen Speicher. Dieser ist nötig, um den Druckauftrag zu erledigen. Es handelt sich um flüchtige und um nicht flüchtige Arbeitsspeicher. Nach dem Ausschalten werden die flüchtigen Daten für den Druckauftrag gelöscht. Bei den nichtflüchtigen Daten sieht es anders aus. Diese bleiben nämlich so lange gespeichert, bis der Auftrag erledigt ist. Das passiert auch dann, wenn zwischenzeitlich einmal der Strom abgeschaltet wird. Erst dann wird der Speicher wieder mit neuen Druckeraufträgen überschrieben. Datenspuren bleiben aber bei allen Festplatten zurück. Solche Spuren können sehr einfach wiederhergestellt werden.

Das Problem mit dem Datenschutz

Unangenehm wird die Sache, wenn beispielsweise eine Abmahnung aus der Personalabteilung gedruckt wird oder wenn es sich um sensible Daten in Form von Protokollen der Jahresgespräche handelt. Solche Informationen sollten nicht von jedem eingesehen werden. Deshalb gilt die oberste Priorität in Bezug auf den Datenschutz. Es ist möglich, die vermeintlich gelöschten Dokumente und Druckaufträge wiederherzustellen und erneut auszudrucken. Von aussen ist ein Angriff möglich, wenn der Drucker mit dem Internet in Verbindung steht.

Eine angreifbare Datenstation

Der Drucker ist somit eine angreifbare Datenstation. Das kann unangenehme Folgen haben. Die Bedienung dieser Geräte ist vergleichsweise einfach, die Funktionen sind sehr umfassend. Manchmal werden gewisse Arbeitsfunktionen sogar zeitversetzt genutzt. Das geschieht beispielsweise, wenn Daten versendet und empfangen werden. Bei einem Fax wird das sehr häufig in Anspruch genommen.

Genau deshalb ist ein Drucker Gerät mit einem grossen internen Speicherplatz ausgestattet. Genau um diesen Arbeitsspeicher geht es. Sehr oft haben sogar Unbefugte direkten Zugriff zu einem Unternehmensdrucker. Aufträge, die noch gespeichert sind werden dann ganz einfach ausgedruckt und zweckentfremdet. Noch grösser ist das Risiko, wenn der Drucker oder Kopierer mit dem lokalen Computernetzwerk verbunden ist. Hacker, die sich auskennen, haben durch einen Internetanschluss alle Möglichkeiten offen.

Deshalb gilt es, die Sicherheitsstandards für Drucker und Kopierer unbedingt einzuhalten. Es sollte unbedingt sorgfältig vorgegangen werden. Ganz besonders sollte auf den Datenschutz geachtet werden, wenn das Gerät entsorgt oder verkauft wird. Zu den typischen schützenswerten Daten gehören beispielsweise:

• Ausschreibungsunterlagen
• Buchhaltungsunterlagen
• Gutachten und medizinische Berichte
• Kontoauszüge
• Gehaltsbescheinigungen
• Bewerbungen
• Patentunterlagen
• Entwicklungskonzepte

Daher gilt es, die Nutzung des digitalen Kopiersystems nur durch berechtigte Personen zu ermöglichen. Auch die Standard Passwörter sollten regelmässig geändert werden. Das Unternehmen sollte festlegen, wie der Umgang mit dem Kopiergut zu erfolgen hat. Entsprechend sollten auch die Mitarbeiter geschult werden. Wenn es zu Fehl-Kopien kommt, müssen diese datenschutzgerecht vernichtet werden.