Papierakten archivieren - was sollte man beim Datenschutz beachten?

Viele Unternehmen stehen vor der grossen Herausforderung, wenn es darum geht, Unterlagen in Papierform zu archivieren. Einerseits muss genügend Platz dafür geschaffen werden, andererseits müssen auch gewisse Fristen seitens des Gesetzes eingehalten werden. Was also die Aufbewahrung betrifft, so gilt es einiges zu berücksichtigen. Natürlich spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle bei diesen Dokumenten, wenn sie archiviert werden.

Oftmals handelt es sich auch um personenbezogene Daten, die betroffen sind. Die Archivierung muss also datenschutzkonform erfolgen. Das ist aufgrund der europäischen Datenschutzrundverordnung zu berücksichtigen.

Der Schutz für das Archiv

Die Räumlichkeiten für das Archiv müssen entsprechenden Kriterien folgen, wenn es um Risiken und Gefahren für den Datenschutz geht. Die personenbezogenen Daten sind bei der Archivierung ganz besonders heikel. Sehr oft werden Keller-Räumlichkeiten dafür benutzt, um personenbezogene Daten zu archivieren und aufzubewahren. Diese Art der Archivierung birgt aber ein Risiko in sich. Es muss gewährleistet sein, dass diverse Gefahrenquellen, wie zum Beispiel Brände oder Hochwasser den Daten nichts anhaben können. Entsprechend müssen auch Massnahmen für die Räumlichkeiten getroffen werden.

Datentrennung und Kategorisierung

Die Daten müssen kategorisiert und getrennt aufbewahrt werden. Ausserdem ist es wichtig, dass Unbefugte keinerlei Zugang zu den Räumen mit den personenbezogenen Daten und den Archiven haben. Fremde Abteilungen sind somit tabu. Das betrifft ganz besonders Personalunterlagen in Papierform. Die Finanzbuchhaltung muss zum Beispiel separat von diversen kaufmännischen Abteilungen aufbewahrt werden.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die unbedingt beachtet werden müssen, wenn Papierakten archiviert werden. Diese sind in regelmässigen Abständen zu prüfen. Entsprechend müssen diese endgültig vernichtet oder aus den Archiv Räumlichkeiten entfernt werden. Das Gesetz gibt maximale gesetzliche Aufbewahrungsdauern dafür vor. Deshalb sind regelmässige Prüfungen und Kontrollen notwendig.

Konsequenzen und Folgen

Wenn keine ausreichende Archivierung erfolgt, gibt es entsprechende Folgen und Konsequenzen. Die DSGVO bietet dafür konkrete Vorgaben und gesetzliche vor Anordnungen. Werden diese nicht berücksichtigt, können hohe Bussgelder drohen.

Datenschutzbeauftragte sind in diesem Fall die korrekten Ansprechpartner, um die Verantwortung zu klären. Ein Archivierungskonzept, das datenschutzkonform ist, ist deshalb unbedingt empfehlenswert.