Ticketsysteme und Datenschutz

Mit einem vorteilhaften Ticketsystem geniessen Kunden und Internet Unternehmen viele Vorteile, wie zum Beispiel das Vermeiden von langen Warteschlangen. Ein telefonischer Kundenservice fällt damit weg, gleichzeitig können persönliche Anfragen durch ein Ticketsystem schnell erledigt werden.  Die Anfragen können über ein Ticketsystem direkt an den Kundensupport weitergeleitet werden. Deshalb nutzen mittlerweile sehr viele bedeutende Unternehmen ein solches Ticketsystem. Sobald eine Anfrage über die Webseite von einem Kunden eingeht, wird ein Ticket erstellt. Dieses Ticket wird dann entsprechend an die richtige Abteilung zum passenden Mitarbeiter weitergeleitet, damit das Problem schnellstmöglich gelöst wird.

Ein vorteilhaftes Ticketsystem

Der strukturierte Prozessablauf steht bei diesem System im Vordergrund. Damit ist es einfacher, die Mitarbeiter im Unternehmen gezielt zu schulen. Der Einarbeitungsprozess minimiert sich deutlich. Diese Arbeitsweise ist schnell und effizient zugleich. Gleichzeitig wird eine Echtzeit-Übersicht gewährleistet. Ein solches Ticketsystem ist 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche aktiv. Dadurch erhält der Kunde eine zugesicherte Antwort in einer gewissen Frist.

Diese Ticketsysteme bringen aber auch neue datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich, wenn es um das Management im Unternehmen geht. Deshalb muss eine Ticket-Systemsoftware diesen Regeln und Vorgaben nachkommen. Die datenschutzrechtlichen Massnahmen haben daher oberste Priorität. Landen zum Beispiel die personenbezogenen Daten übers Internet auf einem Server bei einem anderen Anbieter, muss eigens ein Auftragswartungsvertrag abgeschlossen werden. Seitens der Kunden sind in den meisten Fällen Einwilligungen nötig.

Der richtige Umgang

In diesem Bereich zählt vor allem der Grundsatz der Datenminimierung. Es dürfen daher nur personenbezogene Daten erhoben werden, die den Zweck erfüllen. Im Rahmen von Schulungen dürfen beispielsweise keinerlei Daten in Bezug auf Geburtsort oder Zahlungsarten und ähnliche offengelegt werden.

Die Daten löschen

Auch Ticketsysteme und die Software dazu unterliegen einem speziellen Löschkonzept in Bezug auf den Datenschutz. Deshalb müssen bestimmte Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Ansonsten wird gegen die DSGVO verstossen. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es wirklich unbedingt nötig ist. Es werden Kategorien für die jeweiligen Aufbewahrungsfristen, die Bearbeitungszeiten und das Erhebungsdatum angelegt. Damit wird eine Löschregel festgesetzt.