Datenschutz bei Videokonferenzen

Datenschutz bei Videokonferenzen

In den letzten zwei Jahren ist die Anzahl an Videokonferenzen stark gestiegen. Deshalb stellt sich die Frage, wie es mit dem Datenschutz bei diesen Videokonferenzen aussieht. Viele Menschen arbeiten im Home Office und nutzen daher ein entsprechendes Videokonferenzsystem über das Internet, um sich zu verbinden. Die Zahlen steigen weiter, was diese Entwicklung betrifft. Eine Videokonferenz ist eine gute Alternative zu einem persönlichen Treffen.

Ein Blick auf den Datenschutz ist insofern wichtig, als dass diese online Videokonferenzsysteme auch zukünftig weiter Zuspruch finden werden. Dazu erhalten auch die Unternehmen entsprechende Orientierungshilfen. Wichtig ist, sich für das richtige System oder für den richtigen Dienst und Anbieter zu entscheiden, wenn es um die Vorgaben der Datenschutz-Grundordnung geht.

Deshalb ist es seitens Organisationen, Behörden und Unternehmen notwendig, gewisse technische und organisatorische Massnahmen umzusetzen. Eine Checkliste für die technischen und rechtlichen Anforderungen ist daher sinnvoll.

Unklarheiten bei Unternehmen und Nutzern

Seitens der Anwender und Verantwortlichen hat es in diesem Zusammenhang in den letzten Monaten sehr häufig Unsicherheiten gegeben. Normalerweise ist es bei einer solchen Videokonferenz der Fall, dass die Person auch personenbezogene Daten preisgibt, die dann gegebenenfalls von Dritten verarbeitet werden. Dazu gehören zum Beispiel auch die Daten von Bild und Ton. Diesbezüglich ist eine Rechtsgrundlage nötig.

Die Arbeit im Home-Office

Im Home-Office werden Videokonferenzen häufig als Dienstleistung genutzt. Dafür gibt es unterschiedliche Provider und Anbieter. Auch diese Anbieter können an die Daten kommen. Der Verantwortliche ist seitens der Vorgaben der DSGVO zur Datenminimierung verpflichtet. Es dürfen also nur jene personenbezogenen Daten verarbeitet werden, welche für den Zweck erforderlich sind.

Die wichtigsten Fragen für das Unternehmen

Im letzten Jahr hatte zum Beispiel auch der beliebte Anbieter Zoom mit vielen Sicherheitslücken zu kämpfen. Dadurch war es sogar möglich, dass Kriminelle im Hintergrund ganze Sitzungen übernehmen konnten, es wurden teilweise sogar fragwürdige Inhalte in die Konferenzen eingespielt. Für Unternehmen gilt es daher, sich folgende Fragen stellen, bevor ein Videokonferenztool genutzt wird:

· Welche Grundvoraussetzung sollte das System für die Videokonferenz erfüllen?

· Welche Massnahmen müssen vom Unternehmen ergriffen werden, damit diese datenschutzkonformen online Videokonferenzen garantiert werden können?

· Welche Funktionalitäten sind bei den Videokonferenzanbietern zu beachten?

Europäische Anbieter bevorzugen

Grundsätzlich ist es jedem Unternehmen in Europa geraten, auch zu einem europäischen Anbieter zu greifen und auf US-amerikanische oder asiatische Unternehmen zu verzichten, wenn es um die Auswahl und das Leistungsangebot geht. Die personenbezogenen Daten sollten nur so weit wie wirklich nötig erhoben werden. Das gilt ganz im Sinne der definierten Datenminimierung.

Im Rahmen der zusätzlichen Funktionen gilt es daher Folgendes zu beleuchten:

·       Video-Meeting Aufzeichnungen
·       Zugangsbeschränkungen nutzen
·       Umgang mit Trekking Informationen

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