Datenschutz bei Umfragen – was muss berücksichtigt werden?

Die Datenschutzgrundsätze sind auch bei Umfragen zu erfüllen, bei denen personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden sollten. Es ist Vorschrift, dass Teilnehmer bei einer Umfrage über den Zweck, den gesamten Umfang und die eigenen Rechte informiert werden. Die Datenschutzerklärung beinhaltet dazu sämtliche Informationen. Bei einer Umfrage ist deshalb eine eigene Einwilligungserklärung für den Datenschutz wichtig, welcher vom Teilnehmer zugestimmt werden muss.

Die unterschiedlichen Hintergründe von Umfragen

Umfragen haben unterschiedliche Grundlagen - entweder sollten Produkte verbessert werden oder sie dienen zu Forschungszwecken. Es gibt auch viele Umfragen in Bezug auf soziale und politische Strukturen. Deshalb ist eine Umfrage auch heute noch das gängigste Mittel zur Datenerhebung. Mitunter kommen aber auch sehr sensible Daten von natürlichen Personen ins Spiel. Was genau fällt in den Bereich Datenschutz und was nicht?

Die Datenschutz Grundsätze

Die Datenschutz Grundsätze müssen im Wesentlichen erfüllt werden, wenn eine Umfrage gestartet wird. Das wichtigste ist:

  • Verarbeitung
  • Umfang der Erhebung
  • Zweck der Erhebung
  • die Form der Umfrage

Nur dann, wenn der Befragte tatsächlich eindeutig zustimmt, dürfen die entsprechenden personenbezogenen Daten auch erhoben und verwendet werden. Der Befragte wird genau über seine Rechte aufgeklärt. Normalerweise sind Umfragen in zeitlicher Hinsicht begrenzt

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Volle Gültigkeit bei online Umfragen

Die oben genannten Massnahmen sind auch bei einer online Umfrage gültig. Deshalb gelten sie auch bei Registrierungen. Die DSGVO hat vieles verändert, natürlich sind auch Unternehmensumfragen davon betroffen. Besonders die Wirtschaftspresse hat sich in den letzten Monaten in Bezug auf anonyme Umfragen verändert. Was aber wirklich anonym ist und was nicht gilt es zu hinterfragen.

Anonyme Umfragen als beliebte Variante

Anonyme Umfragen sind deshalb so beliebt, weil der Teilnehmer nicht identifiziert werden kann. Genau das muss auch verhindert werden, wenn es sich tatsächlich um eine anonyme Umfrage handelt. Weder Autokennzeichen, noch Bankverbindung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, bzw. Vorname und Nachname dürfen aufscheinen.

So Ferne eine Umfrage nicht gegen das Gesetz verstösst, sind auch die Fragen entsprechend erlaubt. Handelt es sich zum Beispiel um eine Mitarbeiter-Umfrage muss das Arbeitsrecht unbedingt beachtet werden.

Das Ziel der Gesetzesänderung ist es, dass die Datenverarbeitung transparent und rechtmässig erfolgt. Im zentralen Mittelpunkt stehen dabei:

  • Informationspflicht
  • Rechenschaftspflicht
  • Mitteilungspflicht
  • Datenminimierung
  • Zweckbindung

Datenminimierung und mögliche Datenpannen

Was die Datenminimierung betrifft, so sollten bei einer Umfrage so wenige Daten wie möglich erhoben werden. Es werden also nur die Informationen erfragt, welche unbedingt benötigt werden. Mittlerweile gibt es dafür auch zahlreiche Softwarelösungen, wenn es sich um online Umfragen handelt.

Wenn es bei einer Umfrage tatsächlich zu einer Panne kommt, muss diese Datenpanne innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Damit ist immer die Behörde des Bundeslandes gemeint. Der Vorfall muss sofort konkret geschildert werden, dasselbe trifft auch auf die möglichen Risiken für die Betroffenen zu.

Wer ein online Umfrage Tool aus dem Internet verwendet und das eventuell sogar auf der eigenen Seite platziert, sollte vorsichtig sein. Wie bereits erwähnt, gelten ganz neue DSGVO Vorgaben - diese sind Gesetz. Wer dem Gesetz und den Vorgaben nicht entspricht begeht einen Verstoss und kann bestraft werden. Dies hängt auch in direktem Zusammenhang mit dem Datenschutz bei Umfragen.